Политика конфиденциальности

1.О чём этот документ

1.1.Эта Политика простым языком объясняет, как EventBuilder работает с персональными данными: что мы собираем, зачем, кому передаём, сколько храним и какие права есть у вас.

1.2.Политика написана для трёх групп читателей:

Участников — гостей мероприятий, которые регистрируются через приложение мероприятия: Telegram-бот, а если организатор их подключил, — веб-версию, VK или MAX;
Организаторов — клиентов, для мероприятий которых мы разрабатываем и настраиваем приложение мероприятия;
тех, кто оставил заявку на нашем сайте.

1.3.Основной юридический документ о персональных данных — Политика обработки персональных данных, опубликованная по адресу https://eventbuilder.ru/personal-data. В ней — полные формулировки: правовые основания, точный состав данных, сроки и перечень мер защиты. Если тексты расходятся, применяется Политика обработки персональных данных.

1.4.Правила пользования Платформой описаны в Пользовательском соглашении, условия разработки, сопровождения и оплаты — в Публичной оферте; оба документа опубликованы на сайте eventbuilder.ru.

2.Кто мы

2.1.Платформой EventBuilder владеет и управляет:

ИП Вихрова Ольга Юрьевна;
ИНН 602713690300, ОГРНИП 320602700005740;
адрес: 180020, Псковская область, Псковский район, деревня Борисовичи, ул. Михайловская, д. 1, корп. 3, кв./офис 581;
email по вопросам персональных данных: vihrovden@yandex.ru.

2.2.Дальше в тексте «мы» и «Оператор» — это ИП Вихрова О. Ю.

3.Термины

3.1.Ключевые термины:

Платформа — программный комплекс EventBuilder: сайт, Админ-панель, главный бот @Event_Builder_Ru_Bot и приложения мероприятий;
Приложение мероприятия — система конкретного Мероприятия, которую мы разрабатываем и настраиваем под задачи Организатора; Участники пользуются ею через Каналы — Telegram-бот, а если они подключены для мероприятия, — веб-версию, VK или MAX;
Админ-панель — веб-кабинет, где Организатор управляет Мероприятием сам; если Организатор поручил вести мероприятие нам, то же самое по его заданиям делает наша команда;
Оператор — ИП Вихрова О. Ю., владелец Платформы;
Организатор — клиент, для Мероприятия которого мы делаем приложение мероприятия;
Участник — человек, который регистрируется на Мероприятие через приложение мероприятия;
Мероприятие — событие Организатора: конференция, форум, корпоративное событие, свадьба и т. п.;
Заказ — согласованный с Организатором состав работ по его Мероприятию, сроки и цена.

3.2.Дальше по тексту мы иногда пишем эти слова с маленькой буквы — «гости мероприятия», «ваш организатор», «на мероприятии». Смысл от этого не меняется; строгие определения даны в Политике обработки персональных данных.

3.3.Обратите внимание: «Оператор» с большой буквы — это всегда ИП Вихрова как владелец Платформы. А «оператор персональных данных» — роль по закону 152-ФЗ; кто её занимает в отношении ваших данных, зависит от типа Мероприятия (раздел 4).

4.Кто отвечает за ваши данные

4.1.Для Участника ответ зависит от того, кто проводит Мероприятие.

4.2.Мероприятие проводит компания или предприниматель (конференция, форум, корпоративное событие). Тогда оператор ваших персональных данных — Организатор: он решает, какие поля будут в форме регистрации и как использовать ответы. Мы обрабатываем данные по его поручению (так это называется в законе о персональных данных): собираем через приложение мероприятия, храним, показываем в Админ-панели, отправляем вам сообщения, передаём Организатору. Если Организатор поручил вести мероприятие нам, наша команда работает с данными только по его заданиям и в тех же рамках. Использовать данные Участников в собственных целях — для своего маркетинга или обогащения баз — мы не вправе, и это прямо закреплено в Пользовательском соглашении.

4.3.Мероприятие проводит частное лицо для личного события (свадьба, день рождения). Закон о персональных данных не распространяется на частную жизнь такого организатора, поэтому оператором данных гостей выступаем мы — ИП Вихрова. Мы сами получаем ваше согласие в приложении мероприятия и сами отвечаем за данные перед вами и Роскомнадзором.

4.4.Кто оператор данных на конкретном Мероприятии, указано в тексте согласия, которое приложение мероприятия показывает перед регистрацией.

4.5.Для Организаторов и тех, кто оставил заявку на сайте, проще: в отношении их данных и данных сотрудников Организатора (аккаунт, заявка, договор и заказ, оплаты, переписка с нашей командой) оператор всегда мы.

5.Какие данные мы собираем и когда

У Участника:

5.1.При первом входе в приложение мероприятия: данные аккаунта в сервисе, через который вы пришли, — в Telegram это идентификатор (telegram_id), username и имя профиля, в VK и MAX — идентификатор и имя профиля; метка источника, по ссылке которого вы пришли (UTM-метка).

5.2.При регистрации — состав зависит от настроек формы конкретного Мероприятия:

email;
номер телефона;
компания и должность;
ответы на дополнительные вопросы Организатора (свободный текст).

5.3.Из внешних билетных систем (Timepad, Tilda) и других систем Организатора — если Организатор подключил интеграцию, данные вашей заявки приходят к нам из этой системы.

5.4.На мероприятии: номер вашего билета, факт и время отметки о приходе (сканирование QR-кода или ввод номера билета); вопросы, которые вы задаёте через «Вопросы из зала» и кнопку «Вопрос организатору». Если на мероприятии включена премодерация — также статус вашей заявки (одобрена или отклонена).

5.5.После мероприятия: оценка по шкале 0–10 (NPS-опрос); письменный отзыв — если эта функция включена на мероприятии.

У того, кто оставил заявку на сайте:

5.6.Имя, телефон или другой контакт, который вы выбрали, и описание вашего мероприятия; а также страница, с которой отправлена заявка, и метки рекламного перехода (UTM, yclid), если вы пришли по рекламе.

У Организатора:

5.7.Аккаунт: Telegram-данные (telegram_id, username, имя профиля).

5.8.Договор и оплата: ФИО или наименование, реквизиты, контакты, состав заказа, сведения об оплатах.

5.9.Работа с нашей командой: переписка по email и в рабочем чате, задания на сопровождение мероприятия, обращения в поддержку.

5.10.Делегирование доступа: Telegram-username сотрудников, которым Организатор выдаёт доступ к разделам Админ-панели.

О спикерах:

5.11.ФИО, должность и информацию о выступлении спикеров вносит Организатор или передаёт нам для внесения — он же отвечает за то, что спикер на это согласен.

Чего мы не собираем:

5.12.Биометрию мы не собираем: QR-код на билете — зашифрованный номер, лица никто не распознаёт.

5.13.Специальных категорий данных — о здоровье, вероисповедании, политических взглядах — мы не запрашиваем и очень просим не вписывать их в свободные поля: ни в ответы на дополнительные вопросы, ни в отзывы, ни в вопросы из зала, — и точно так же не писать там чужие персональные данные без разрешения их владельца, потому что до удаления такие сведения увидит организатор и все, кому он открыл доступ к разделу «Участники», а вычищать их приходится вручную. Сообщение с такими данными Организатор вправе удалить при модерации.

На сайте:

5.14.При посещении сайта eventbuilder.ru и его поддоменов сохраняются технические данные: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, журналы доступа. На сайте работают cookies и счётчик Яндекс Метрики с Вебвизором: они показывают нам, какие страницы смотрят, как ими пользуются и с какой рекламы пришли посетители. Подробнее — в разделе о cookies Политики обработки персональных данных.

6.Зачем нам эти данные

6.1.Сервисные цели — для них достаточно вашей регистрации на Мероприятие или вашей заявки, отдельное согласие на рекламу не нужно:

зарегистрировать вас и выдать билет с QR-кодом;
пропустить вас на мероприятие: отметить приход по QR-коду или номеру билета;
присылать сообщения по вашему Мероприятию: расписание, изменения, напоминания (за день, за 3 часа и в момент начала), а если вы открыли приложение мероприятия, но не зарегистрировались, — напоминания о регистрации (через час после первого входа и за день до начала);
если вы купили билет через Timepad или оставили заявку на Tilda, — прислать на email из заявки одно письмо со ссылкой на приложение мероприятия, где хранится ваш билет;
передавать ваши вопросы Организатору и показывать Q&A;
собрать обратную связь (оценку и отзыв) по мероприятию, где вы были;
показать Организатору статистику и отчёт по его Мероприятию: регистрации, источники, конверсии, посещаемость;
ответить на заявку с сайта: связаться с вами, показать демонстрацию и подготовить план внедрения и смету;
поддерживать работу и безопасность Платформы, отвечать на обращения.

6.2.Рекламные рассылки — только с вашего отдельного согласия. Приглашения на другие мероприятия, промо-предложения и сообщения о партнёрах приходят, только если вы дали на них отдельное согласие в приложении мероприятия. По умолчанию согласие не считается данным. Отказ никак не влияет на регистрацию и участие в Мероприятии.

6.3.Передумали — скажите: кнопка «Вопрос организатору» в приложении мероприятия или письмо на vihrovden@yandex.ru. Если в приложении настроена отписка одной командой или кнопкой, хватит и её. Реклама прекратится сразу, сервисные сообщения по вашему мероприятию продолжат приходить.

6.4.Ваши данные не оплачивают наши услуги: бесплатный ознакомительный доступ к Платформе ограничен функциями и пометкой о Платформе в сообщениях, а не вашими данными. Использовать данные для маркетинга без отдельного согласия мы не будем ни на одном мероприятии.

7.Кому мы передаём данные

7.1.Организатору вашего мероприятия — это основной получатель. Он видит список Участников в Админ-панели и может выгрузить его в файл Excel или попросить выгрузку у нас. С момента выгрузки за сохранность файла и законность его использования отвечает Организатор.

7.2.Лицам, которым Организатор делегировал доступ к разделу «Участники» своей Админ-панели.

7.3.Новому Организатору — если управление Мероприятием передаётся другому организатору, вместе с ним к новому организатору переходят данные Участников этого Мероприятия.

7.4.В системы Организатора, подключённые к его мероприятию (например, CRM), — если Организатор так решил: данные Участников этого мероприятия.

7.5.Telegram (Telegram FZ-LLC, ОАЭ) — если вы пользуетесь приложением мероприятия в Telegram. Сообщения, ваши ответы и идентификаторы проходят через серверы Telegram за пределами России. Это трансграничная передача данных в страну, не входящую в перечень государств с адекватной защитой персональных данных; подробности — в разделе о трансграничной передаче Политики обработки персональных данных. Через Telegram наша команда получает и уведомления о заявках с сайта.

7.6.VK и MAX — если вы пользуетесь приложением мероприятия в этих сервисах: сообщения и идентификаторы проходят через их серверы в России, и для вас действуют также правила этих сервисов.

7.7.Google (Google LLC, США). В Google-таблицах может вестись программа Мероприятия. Правила Платформы запрещают вносить туда персональные данные Участников; там могут быть только данные спикеров. Кнопка «Добавить в календарь» — это внешняя ссылка Google или Outlook: после перехода действуют правила этих сервисов.

7.8.Хостинг-провайдеру ТАЙМВЭБ.КЛАУД (Timeweb Cloud), на серверах которого работает Платформа.

7.9.Почтовому сервису ТАЙМВЭБ.КЛАУД (Timeweb Cloud), Россия, через который уходят наши письма, — только ваш email и текст письма со ссылкой на приложение мероприятия, если вы купили билет через Timepad или оставили заявку на Tilda.

7.10.Яндексу (ООО «Яндекс», Россия) — технические данные посещений сайта через счётчик Яндекс Метрики.

7.11.Государственным органам — только по запросу, основанному на законе.

7.12.Больше никому. Персональные данные Участников мы не продаём и не передаём рекламным сетям, брокерам данных и агрегаторам аудиторий — ни за деньги, ни в обмен на услуги, ни «в обезличенном виде для аналитики», под каким бы соусом такое предложение ни поступило; и если вам скажут, что купили базу участников мероприятия у EventBuilder, напишите нам — мы будем разбираться.

8.Хранение: где и сколько

8.1.Базы данных Платформы размещены на серверах ТАЙМВЭБ.КЛАУД (Timeweb Cloud), Российская Федерация. Данные граждан России первично записываются в базу данных на территории Российской Федерации.

8.2.Ориентиры по срокам (точные сроки — в Политике обработки персональных данных):

данные Участника — пока идёт подготовка и проведение Мероприятия, плюс 90 дней после его окончания; затем данные в базе Платформы удаляются или обезличиваются. Выгрузка, которую получил Организатор, остаётся у него — сроки её хранения определяет он;
заявка с сайта — пока мы обсуждаем мероприятие, но не дольше года с последнего контакта, если договор не заключён;
данные Организатора — срок действия договора плюс 5 лет (требования налогового и бухгалтерского законодательства);
технические логи и статистика — 5 лет, затем удаление или обезличивание;
журнал согласий (кто, когда и на что согласился в приложении мероприятия) — храним как доказательство вашего волеизъявления в течение срока, указанного в Политике обработки персональных данных.

9.Ваши права

9.1.Вы можете:

узнать, какие данные о вас у нас есть, и получить их копию;
исправить неточные данные;
потребовать удалить данные;
отозвать согласие на обработку;
отказаться от рекламных сообщений (как — в разделе 6).

9.2.Куда обращаться:

если оператор ваших данных — мы (раздел 4), пишите на vihrovden@yandex.ru;
если оператор — Организатор вашего Мероприятия, обращайтесь к нему: контакты есть в приложении мероприятия (кнопка «Вопрос организатору») и в материалах мероприятия. Если напишете нам — мы передадим запрос Организатору и сообщим вам об этом.

9.3.На запрос по персональным данным мы отвечаем в течение десяти рабочих дней — по календарю это около двух недель. Если понадобится больше времени, закон даёт нам ещё пять рабочих дней, и мы напишем вам, почему задержались.

9.4.Отзыв согласия и удаление данных прекращают обработку, кроме случаев, когда закон обязывает хранить данные дольше (например, документы об оплатах).

9.5.Если считаете, что ваши права нарушены, вы можете пожаловаться в Роскомнадзор или обратиться в суд. Но сначала напишите нам — большинство вопросов мы решаем быстрее.

10.Как мы защищаем данные

10.1.Доступ к данным Участников есть только у Организатора Мероприятия, у лиц, которым он делегировал доступ, и у нашей команды — в объёме, нужном для поддержки Платформы, а если Организатор поручил нам вести мероприятие, — для этой работы.

10.2.Организатор видит только данные своих Мероприятий. Вход в Админ-панель — по одноразовой ссылке из Telegram-бота с ограниченным сроком действия.

10.3.Согласия, которые вы даёте в приложении мероприятия, фиксируются в журнале: дата, время, версия текста. Так мы можем подтвердить, на что именно вы соглашались.

10.4.Полный перечень организационных и технических мер защиты — в Политике обработки персональных данных.

10.5.Что мы делаем при инциденте с данными, описано в нашем внутреннем Регламенте реагирования на инциденты с персональными данными, и после каждого случая мы этот Регламент пересматриваем. По данным, оператором которых являемся мы (раздел 4), Роскомнадзор уведомляем сами и в установленные законом сроки. По мероприятиям компаний уведомить Роскомнадзор обязан Организатор — мы предупредим его в тот же день, самое позднее в течение суток после того, как узнаем сами.

11.Изменения Политики

11.1.Мы можем обновлять Политику — например, при изменении закона или запуске новых функций. Новая редакция публикуется на этой же странице с новым номером и датой.

11.2.О существенных изменениях мы дополнительно предупредим: сообщением в приложении мероприятия, в Админ-панели или по email.

11.3.Актуальная редакция всегда доступна по адресу https://eventbuilder.ru/privacy и по ссылке в приложении мероприятия.

12.Как с нами связаться

12.1.По любым вопросам об этой Политике и о ваших данных:

email: vihrovden@yandex.ru;
адрес для письменных обращений: ИП Вихрова Ольга Юрьевна, 180020, Псковская область, Псковский район, деревня Борисовичи, ул. Михайловская, д. 1, корп. 3, кв./офис 581.

12.2.В теме письма укажите «Персональные данные». Каждое обращение мы регистрируем в журнале и отвечаем со ссылкой на его номер.